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优秀的密集架档案管理制度
来源: | 作者:思秋金属制品 | 发布时间: 2011-06-03 | 2011 次浏览 | 分享到:
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档案人员应加强自身修养、忠于职守,定期检查档案保密情况、发现问题及时上报,对造成泄露事件的责任者,按有关规定,严肃处理。

优秀的密集架档案管理制度

档案管理员工作职责

一、 热爱本职工作,刻苦钻研业务,努力提高工作效率。认真学习、贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规及各项方针政策、规章制度,增强档案意识,自觉遵守党和国家保密制度和工作人员保密守则,做好文件材料的保密工作。

二、负责对本单位档案的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。对各科室形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

三、积极主动地收集各科室、部门的有关档案材料,接受档案、文件、材料时,必须认真验收并办理好移交手续。

四、将收集的资料进行系统整理、编排、立卷、并根据标准分类法进行加工和保管。按保管期限进行分类存放,汇编各种档案资料,对各类档案要做到目录齐全、类别清楚、排架有序、便于查阅。

五、摘好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,做到账物相符。

六、严格遵守《档案保密制度》,做好档案的保密工作,不得将档案内容外泄,未径批准,任何人不得私自调档,更不得让外来人员随意进入档案室。

七、热情接待查阅者,为查阅者提供方便,做到提供档案迅速、及时、准确。

档案保密制度

一、认真执行《保密法》,遵守国家保密制度和保密纪律,明确档案保密范围,严守保密纪律,维护档案的完整和安全。

二、非因工作不得随意谈论档案内容,不准在私人交往和通信中泄露属于国家私密的档案、资料。

三、不搞自提供翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案资料并严禁将档案资料私自携带、传递、寄运到境外。

四、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传。

五、严格控制秘密档案查阅范围,并按照保密规定对归档后多余的文件材料及时销毁。利用档案者要遵守保密规定,除需要查阅的内容,其它档案不得随意翻阅。

六、档案人员应加强自身修养、忠于职守,定期检查档案保密情况、发现问题及时上报,对造成泄露事件的责任者,按有关规定,严肃处理。

七、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。

档案利用制度

一、本单位档案室保管的各类档案均属利用范围,主要为领导决策和局机关各项工作提供服务。

二、本单位利用者,因工作需要查阅档案时,可直接与档案人员联系,填写档案利用登记表即可查阅。

三、本单位档案一般不外借,外单位查阅档案时必须持有介绍信,经本局分管领导同意后,方可办理查、借阅手续。

四、严守秘密,谁借谁用,不得随意转让他人传阅,重要档案未径分管领导同意不得擅自抄承、复制、如复制需经分管领导同意,涉及保密范围,按档案保密制度执行。

五、查(借)阅档案必须履行登记、注销和检查手续,当面清点,如发现差错及时追查责任并采取补救措施。

六、查(借)档案者,不得擅自在档案上圈阅、批注、勾划、涂改、更不得污损、抽取、剪裁、撕毁,如经发现,根据情节轻重,予以处理直至追究法律责任。

档案保管制度

一、本单位形成的各种帮载体的档案,由综合档案室集中统一管理,做到专室、专柜、专职人员负责保管。

二、档案室配有防盗设施、防光窗帘、防火器材、档案柜内防有防虫、防霉药品,以使档案得到安全保护。

三、根据气候条件适时开窗通风和密闭门窗防潮,以保持室内一定的温度。档案室内严禁吸烟,存放易燃易爆物品及招鼠之物,保持室内整洁。

四、平时出入库房的档案应及时清点与登记,并定期检查室藏档案,核实库存档案,检查档案褪变破损情况,发现问题及时解决;下班时注意关灯、锁柜、关门窗。

五、档案人员工作变动时,必须办理交接手续,严格核实交接档案。

档案管理制度

一、档案工作必须贯彻执行党和国家方针、政策和法规,档案人员必须遵守守法、爱岗敬业、积极钻研业务,努力做好档案工作,为单位各项职务,管理工作服务。

二、档案工作在本局档案管理领导小组领导下,由综合档案室与档案员具体实施。

三、凡在本局各项活动中直接形成的,具有保存价值的,各种形成的原始记录、材料、文件、均属归档范围,各种门类和载体的档案必需实行集中统一管理。

四、综合档案室管理人员负责对本局档案资料的收集、整理和业务提供指导,对符合要求的档案接收入库时做好登记、交接、签字工作。

档案统计制度

一、认真执行国家《统计法》和上级主管部门的有关规定和要求,做好档案统计工作。

二、建立和完善档案资料的收进、移出统计、为统计工作积累原始资料。

三、严格执行统计报表制度,按照档案业务部门的规定和要求,及时向档案业务管理机关报送档案工作统计报表,不得虚报、瞒报、拒报和迟报。

四、在做好各项统计工作的基础上,每年对统计资料进行一次综合分析,找出原因,探索规律,改进工作。

档案鉴定销毁制度

一、档案的鉴定工作由单位领导,有关专业人员和专职档案人员共同参加,由鉴定小组进行鉴定。

二、档案人员每年对档案清理鉴定一次,对需要处理的档案材料提交档案鉴定小组,直接对档案进行鉴定。

三、对已过保管期限但重新鉴定后仍有保管价值的,需延长保管期限的档案,应重新划定保管期限。

四、对已过保管期限,经鉴定确实无保存价值的档案,应邓以销毁。

五、销毁档案时应由档案部门和有关业务部门派员共同监销,监销人员在销毁档案以前,应认真进行清点核实,销毁后要在销毁清册上签字盖章,并将销毁情况报告主管领导。

档案库房管理制度

一、非本室人员、未经允许不准进入库房。

二、经常检查库房、定期清点、核实库存档案,检查档案褪变破损情况,发现问题及时解决。

三、保持库房整洁,库内不得吸烟,不得放置杂物。

四、按照防火、防尘、防盗、防潮、防光、防虫鼠等要求,采取室内适时通风,控制,调节库房温湿度,严禁易燃、易爆品带入库房,设置窗帘,配备灭火器,防盗设施,安放防蛀药物等措施。

五、库房档案分类存放,排列整齐美观,箱(柜)编号并标明保存档案类别、年代。

档案归档制度

一、归档范围

单位在管理工作、机关建设中形成和使用的文字材料、薄册、图表、录像、照片等具有查考和利用价值的均属归档范围。

二、归档要求

(一)单位各科室、单位在服务、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

(二)分类采用年度 类目相结合的方法进行分类、尽可能将同一事由的文件材料排列在一起,以便提高利用者的查全率和直准率,特别重要的文件要单独带来。

(三)依次编写页号和件号并逐件填写卷内文件目录,卷内备考表,卷内目录一式两分。

(四)案卷的排列。按不同的门类、载体和保管期限分别排列,排列方法统一、前后保持一致、不可任意改动。

(五)案卷封面应当逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明、确切的反映卷内文件材料的内容,一般要把责任者、内容反映出来,另外还要注明保管期限。

(六)案卷质量、格式和各种装具应符合国家和市档案局标准,卷内严禁使用三笔(铅笔、红蓝笔、圆珠笔)。

三、归档时间

管理类档案(文件档案)于上半年5月份之前整理完成。各科室文件资料必需保证2月份上交综合档案室;会计账簿次年2月份之前上交;项目建设类档案可以分阶段上交,第一阶段工作完成后直接上交,也可以在项目竣工验收三个月后集中上交。有数据库备份的电子文件必须每半年将文件与打开软件同时拷贝给档案室记录成光盘后保存。

四、归档手续

各部门向档案档案室移交档案资料时一定要拟好移交清单,档案员根据提供的档案清单对照案卷目录详细清点、认真核对、证明案卷符合案卷目录后交换,双方才可以履行签字手续。


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